Focus – Les fonctionnalités clés de teams

Teams est l’une des nombreuses applications aujourd’hui proposées par l’Université Paris Nanterre à l’ensemble de sa communauté. Teams fait partie de la Suite Microsoft, qui comprend aussi des licences pour Microsoft Word, Excel, Powerpoint, etc. proposées gratuitement par l’Université aux membres de la communauté universitaire Paris Nanterre.

Teams permet notamment d’organiser des équipes de travail ou des groupes pédagogiques, en proposant une solution de visioconférence assortie de nombreuses fonctionnalités. Cela peut s’avérer utile, notamment, pour des réunions administratives ou pédagogiques en visioconférence, voire en complément de l’environnement de travail CoursEnLigne déployé par le service Comète. Il convient de rappeler toutefois que les suites Microsoft et Google, malgré les contrats signés par l’université (contrats très attentifs à la protection des données personnelles), présentent par nature une faille sur le sujet de la protection des données personnelles et des données sensibles, car elles restent soumises en dernier ressort au droit américain (Cloud Act). A l’inverse, la plateforme CoursEnLigne, est entièrement souveraine et gérée par l’université Paris Nanterre,et ses données personnelles et pédagogiques ne sont pas accessibles en dehors de l’université.

NB Certaines des fonctionnalités de Teams ne sont pas proposées dans les applications Web ou mobiles « grand public » de Teams.

1. Salles Teams pour les petits groupes

Les salles pour les petits groupes sont essentiellement des mini-salles de réunion associées à une équipe ou une réunion plus importante. Chaque « salle » dispose de la plupart des fonctionnalités de réunion habituelles, notamment les flux audio et vidéo des participants, un volet de discussion et des fonctionnalités de partage d’écran.

Vous pourriez mettre tous les participants à la réunion dans des salles de petits groupes pour faciliter les discussions en petits groupes avant de ramener tout le monde à la réunion principale.

Pour configurer des salles de sous-commission, vous devez être un organisateur de réunion ou un présentateur avec des privilèges de gestionnaire de salle de sous-commission. Au cours d’une réunion, vous pouvez accéder à cette fonctionnalité en cliquant sur l’icône des salles de petits groupes (un petit carré au-dessus d’un plus grand carré) en haut à droite de la fenêtre de la réunion. Cela ouvrira un panneau dans lequel vous pourrez créer une ou plusieurs salles de petits groupes et soit leur affecter manuellement les personnes participant à la réunion, soit faire en sorte que les affectations soient effectuées automatiquement.

Vous pouvez également configurer des salles de sous-commission (petit groupe) avant une réunion, en ouvrant l’invitation à la réunion dans Teams et en sélectionnant Salles de sous-commission > Créer des salles.

Les responsables de salle de petits groupes peuvent également renommer les salles de sous-commission, fixer des limites de temps pour les sessions de travail, entrer et sortir de diverses salles de sous-commission, envoyer des annonces aux autres salles de sous-commission, etc. Pour plus de détails, consultez la page d’assistance de Microsoft sur la configuration et la gestion des salles de sous-commission.

2. Mode présentateur

Cette fonctionnalité rassemble votre flux vidéo et le document ou l’image que vous présentez aux autres participants à la réunion pour les voir de l’une des trois manières suivantes :

Contenu partagé en arrière-plan :  supprime l’arrière-plan derrière vous et le remplace par le contenu que vous présentez.

Reporter : place le contenu au-dessus de votre épaule droite dans une mise en page semblable à celle que vous voyez aux informations télévisées lorsqu’un présentateur est à l’écran.

Côte à côte : il y a simplement votre vidéo et le contenu que vous présentez côte-à-côte.

La méthode pour activer cette fonctionnalité :

En haut à droite de la fenêtre de la réunion, cliquez sur l’icône Partager le contenu (icone d’un petit tableau avec une flèche vers le haut). Sous-l’en-tête « Mode de présentation » en haut du panneau qui s’ouvre, cliquez sur l’icône de votre mode de présentation préféré. Attention : il est préférable de présenter une fenêtre, et non la totalité de son écran, pour éviter l’affichage d’éléments ou de notifications que vous ne souhaiteriez peut-être pas présenter.

Pour commencer votre présentation, choisissez un élément sous « Écran » ou « Fenêtre » dans le panneau.

Curieusement, le mode Présentateur ne fonctionne pas actuellement avec les présentations PowerPoint, mais Microsoft indique que cette fonctionnalité sera disponible dans le futur.

3. Tableau blanc partagé

Teams est depuis longtemps intégré à l’application Microsoft Whiteboard afin que les participants à la réunion puissent collaborer sur un tableau blanc virtuel partagé en temps réel. Les membres de l’équipe peuvent ajouter du texte, des images, des diagrammes, des notes, des croquis et plus encore, sur un tableau partagé. Cette fonctionnalité contient plus de 40 nouveaux modèles et offre la possibilité d’insérer des images et des documents, des icônes de réaction et de nombreuses améliorations de l’outil d’encrage.

Pour lancer l’application Tableau blanc pendant une réunion : En haut à droite de la fenêtre de la réunion, cliquez sur l’icône Partager le contenu (Petit tableau avec flèche vers le haut). Dans le panneau qui s’ouvre, cliquez sur Microsoft Whiteboard.

En dehors d’une réunion, vous pouvez ajouter l’application Tableau blanc à l’un ou l’autre de vos canaux Teams. (Il peut être utile de travailler sur un tableau blanc avant ou après une réunion.) Ouvrez alors le canal et cliquez sur l’icône + dans la partie supérieure du canal. Dans le volet « Ajouter un onglet » qui s’ouvre, cliquez sur l’icône Tableau blanc. Un autre volet s’ouvrira où vous entrerez un nom pour le tableau blanc.

Vous pouvez également ajouter un tableau blanc à un chat. Ouvrez la discussion. Le tableau blanc peut déjà être répertorié sous la forme d’un onglet en haut de la fenêtre de chat. (Ou vous devrez peut-être cliquer sur Plus pour ouvrir un petit menu qui répertorie le tableau blanc.) Si le tableau blanc est répertorié en tant qu’onglet, cliquez dessus pour lancer l’application Tableau blanc dans le chat. S’il n’apparaît pas en haut de votre chat, cliquez sur l’icône + et suivez les mêmes étapes pour ajouter un tableau blanc à un canal.

4. La fonction Webinaire

La fonction webinaire de Teams permet de créer des présentations en ligne, pour lesquelles les inscriptions sont obligatoires en tant que participant. Vous pouvez choisir en amont le nombre d’intervenant(s) qui pourront alors partager du contenu. Les autres participants quant à eux ne peuvent que visualiser le contenu et éventuellement interagir avec les intervenants. Ils ne peuvent pas partager leur propre contenu.

Les webinaires sont particulièrement utiles dans le cadre de discours, de conférences, ou des réunions au cours desquelles des intervenants s’adressent à une large audience puisqu’ils peuvent accueillir jusqu’à 1 000 participants.

Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité à travers votre calendrier Teams. Puis, en cliquant sur la petite flèche située à côté de « Nouvelle réunion » vous est proposée l’option webinaire. En tant qu’organisateur, vous pouvez ainsi suivre qui s’est inscrit ou non à votre évènement. Il vous suffira simplement d’envoyer le lien de celui-ci afin que les participants puissent s’y inscrire.